Daftar isi1 Langkah-langkah menyimpan arsip?2 Langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik dalam proses kearsipan disebut dengan?3 Bagaimana prosedur pemindahan arsip?4 Apa yang dimaksud dengan prosedur kearsipan? Tata cara penyimpanan arsip. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum meneliti tanda pelepas surat. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik dalam proses kearsipan disebut dengan? Prosedur Kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penangan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip? Bagaimana cara penyimpanan berkas atau arsip surat masuk? Meneliti tanda disposisi menentukan boleh atau tidak menyimpan Memberi indeks atau kode surat. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll. Simpan ke dalam folder. Tata arsip dengan baik sesuai sistem tanggal, nama, dll Langkah langkah pertama kegiatan pengelolaan arsip adalah? Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut Mengumpulkan seluruh arsip….Kecuali arsip-arsip yang telah tertata rapih dan mempunyai daftar. Menyiangi arsip. Memilah arsip. Menyatukan berkas. Memasukkan berkas kedalam folder arsip. Mencatat / membuat daftar arsip. Bagaimana prosedur pemindahan arsip? Tata cara pemindahan arsip Penyeleksian arsip inaktif. Pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan. Penataan fisik arsip yang akan dipindahkan. Serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif. Apa yang dimaksud dengan prosedur kearsipan? Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.
Terdapatnyasalinan arsip dalam bentuk elektronik. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. b.PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan meneliti tanda pelepas surat/release mark.Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. deponerenyang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. Baca juga Memproses Perjalanan Bisnis 4. Menyimpan surat ke dalam map folder.Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. 5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut a. Sistem Abjad Alphabetic Filing Systemb. Sistem Tanggal Chronological Filing Systemc. Sistem Nomor Numeric Filing Systemd. Sistem Wilayah Geographic Filing System e. Sistem Subyek/Pokok Masalah Subject Filing System Pos terkaitMacam-Macam ArsipPeranan, Tujuan dan Nilai Guna ArsipKEGIATAN KEARSIPANMASALAH POKOK DALAM KEARSIPANSyarat-Syarat Petugas ArsipFasilitas dan Alat KearsipanTATA CARA PENYIMPANAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIPMemproses Perjalanan Bisnis
ProsedurPenemuan Kembali Arsip yang di Simpan 1. Teliti arsip yang diminta 2. Isi bon peminjaman 3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5. Ambil arsip yang diminta 6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2. Sistem Penyimpanan Arsip Macam dan ProsedurnyaKali ini penulis akan membahasa mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip .Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Sistem Penyimpanan ArsipArsip merupakan sebuah catatan tertulis yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatau persoalan ataupun peristiwa yang ditulis seseorang sebagai bukti pengingatDan sistem kearsipan merupakan sebuah penyimpanan dan pengaturan arsip secara sistematis dan logis , menggunakan sistem tertentu atau kombinasi antar sistem sebagai identitas dari arsip tersebut .Dan juga sistem penyimpanan arsip merupakan sebuah alur proses penyimpanan dan pengaturan baha atau dokumen - dokumen secara sistematis dengan tujuan memudahkan penemuan kembali dokumen tersebut dengan cepat jika diperlukan kembali .Prosedur Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu Identifikasi MasalahSebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipanMenentukan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .Menganalisa SistemTindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahPerancangan SistemPada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .Memilih Dan MengimplementasikanPada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .Penerapan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .Macam – Macam Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu 1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem AbjadSistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang samaSebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan namaJumlah yang menggunakan banyak .Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagianFleksibel karena mudah di terapkanMemudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepatSurat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahanKerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisahAdanya PengindeksanBanyak orang memiliki nama yang samaProsedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Memeriksa berkas / suratMerupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesaiMengindeks suratMerupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .Mengkode suratMerupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontalMenyortir suratMerupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyakMenempatkan suratMenempatkan surat sesuai posisinyaProsedur Penemuan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Menentukan judul suratMengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirimMenentukan indeksMengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahMenentukan kode arsipMengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .Pencarian arsipMerupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean suratMengambil arsipJika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebutMemberikan arsipMerupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkanProses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .2. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem SubjekSistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhanJika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnyaDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjekDaftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekanLihatlah kode pada kartu pengindekanBerdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .3. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem WilayahSistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh IndonesiaKelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukanMemudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahuiKelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkanRentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayahPegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipanDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayahDaftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .4. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem NomorSistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Lebih efektif dalam penyimpananPenyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan telitiDapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumenPenerapan yang sederhanaPenomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luasPenomoran pada map dapat dijadikan referensiKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitanBanyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeksDiperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyakProsedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomorDaftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .5. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem TanggalSistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Memudahkan dalam pelaksanaanSusunan dan urutan guide yang sedeharanaKlasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutanKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecilDokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsipPemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipanProsedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggalDaftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip, yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .Baiklah sekian informasi dari penulis mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsipMaaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam penulisan .Semoga yang penulis tuangkan dapat bermanfaat bagi para pengajar , pelajar , mahasiswa dan masyarakat luas untuk menambah ilmunya .Bagi kalian yang ingin mendapatkan notifikasi mengenai updatenya blog ini , silahkan ikuti dan sukai halaman facebook kami yang tertera di sudut kanan atas . sekian .Enjoy . . . . . Penyortitran merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip. Penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya. Arsip adalah setiap catatan record atau warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik dan sebagainya. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah Depkes, 1971 43 Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Jenis-jenis Arsip Ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, terdapat dua jenis arsip, yaitu Depkes, 197143 Arsip otentik. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Arsip tidak otentik. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran output atau print-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek Amsyah, 2008 71. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. a. Penyimpanan sementara File pending File pending atau file tindak lanjut follow-up file adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip filing cabinet yang dipergunakan. b. Penyimpanan Tetap File Permanen Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. 2. Mengindeks Arsip Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada. 4. Menyortir Arsip Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. 5. Menyimpan Arsip Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan Amsyah, 2003 63. Daftar Pustaka Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta Gramedia. Amsyah, Z. 2008. Manajemen Kearsipan. Jakarta Gramedia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Prosedurpenyimpanan arsip pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara terdiri dari pemeriksaan, penyortiran, dan penyimpanan arsip secara elektronik melalui aplikasi websitekhusus PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penemuan kembali arsip dengan manual dan dengan komputer. Daftar isi1 Langkah langkah atau prosedur penyimpanan arsip?2 Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip?3 Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad?4 Langkah pertama sistem kearsipan dalam prosedur pengarsipan yaitu?5 Langkah-Langkah Penyimpanan arsip sistem tanggal?6 Sebutkan langkah-langkah penyimpanan arsip digital?7 Apa yang dimaksud Penyimpanan arsip sistem abjad?8 Sistem arsip ada berapa? Tata cara penyimpanan arsip. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum meneliti tanda pelepas surat. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip? Berikut adalah langkah-langkah menyimpan berkas atau arsip surat masuk diantaranya Meneliti tanda disposisi menentukan boleh atau tidak menyimpan Memberi indeks atau kode surat. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll. Simpan ke dalam folder. Tata arsip dengan baik sesuai sistem tanggal, nama, dll Apakah langkah terakhir dari proses penyimpanan arsip? Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai … Apa itu prosedur dalam kearsipan? Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dengan sistem abjad? Prosedur penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad Memeriksa Surat atau Berkas apakah sudah dapat disimpan atau masih dalam proses di periksa atau diteliti. Mengindeks berkas berdasarkan berdasarkan nama pengirim surat atau berdasarkan panduan yang ditetapkan oleh perusahaan atau pimpinan. Langkah pertama sistem kearsipan dalam prosedur pengarsipan yaitu? Adapun langkah langkah pengarsipan yang baik dan benar, di antaranya adalah Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan meneliti tanda pelepas surat/ release mark . Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang disimpan dengan sistem nomor urut? Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri urut Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar sampai arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor. Langkah Langkah Penyimpanan arsip sistem subjek? Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut. a. memeriksa berkas. b. mengindeks. c. mengode. d. menyortir. e. menempatkan. Langkah-Langkah Penyimpanan arsip sistem tanggal? Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem tanggal yaitu Memeriksa surat yang akan diarsipkan. Mengindeks dengan cara membagi tanggal ke dalam tanggal utama dan sub tanggal. Memberi kode menggunakan tanggal surat. Menyortir dan mengelompokkan surat berdasarkan tanggal. Sebutkan langkah-langkah penyimpanan arsip digital? Berikut ini langkah-langkah penyimpanan secara digital. Tahapan Pengumpulan Bahan. 2. Tahap Pemindaian. 3. Tahap Manipulasi. 4. Tahapan Entry Data. Tahapan Koreksi. Bagaimana awal melakukan prosedur pengarsipan? Mengapa sistem abjad dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip? Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. Apa yang dimaksud Penyimpanan arsip sistem abjad? Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan metode penyusunan menurut abjad atau alfabet. Secara umum sistem ini dipakai untuk arsip yang berdasarkan penyusunan dilakukan untuk nama orang, nama suatu perusahaan/organisasi, nama tempat atau lokasi, nama benda dan subjek masalah. Sistem arsip ada berapa? Sugiarto 2005 menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain. Langkah Langkah penempatan arsip dengan sistem abjad? Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu Pengumpulan yaitu mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan. Memeriksa dan menyortir surat yang akan disimpan. Mengindeks dengan cara memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan sesuai abjad. denganjudul "Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT. Triteguh Manunggal Sejati Kabupaten Kampar". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu "Bagaimana prosedur penyimpanan arsip pada PT. Triteguh Manunggal Sejati?". 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan a. Tujuan Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005 34-36, prosedur penyimpanan arsip merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. d. Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata tangkap yang sudah ditentukan. e. Meletakkan surat sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Menurut Zulkifli Amsyah 2003 64-70, langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan a. Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. 24 e. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. f. Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan penyimpanan. g. Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. h. Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode klasifikasi. i. Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah dipilih. Penyimpanan arsip memiliki langkah-langkah di antaranya pemeriksaan, pengindeksan, penataan pada map, pembuatan petunjuk silang, pemberian tanda pada kata tangkap, penyortiran, menyimpan pada peralatan penyimpanan, penataan kartu kendali pada kotak kartu kendali, dan penataan arsip dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang dipilih. Langkah-langkah penyimpanan arsip dilakukan untuk mempermudah penemuan kembali arsip yang nantinya akan disimpan. Menurut Ida Nuraida 2014 115, prosedur penyimpanan arsip terdiri dari beberapa tahapan di antaranya sebagai berikut. a. Pemerikasaan yakni memastikan terlebih dahulu apakah dokumen atau warkat sudah siap untuk disimpan. b. Pemberian indeks yakni memberikan kode klasifikasi pada kartu kendali. c. Membuat cross reference yakni membuat cara pencarian arsip dengan menggunakan komputer. d. Penyimpanan yakni menempatkan arsip dalam folder sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. Menurut Dewi Anggrawati 2005 23, penyimpanan arsip diawali dengan kegiatan penerimaan bahan arsip, pengindeksan, dan penataan arsip. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut. a. Petugas penata arsip menerima bahan arsip yang terdiri dari surat beserta lampirannya, lembar disposisi, dan kartu kendali merah. b. Mencatat indeks surat pada kartu kendali dan mencatat pada kartu tunjuk silang apabila terdapat lebih dari satu pokok persoalan. c. Menata arsip pada folder yang memiliki kode dan pokok permasalahan yang sama. 25 Penyimpanan arsip memiliki inti kegiatan yakni menata arsip pada tempat penyimpanan. Penataan arsip dapat terlaksana dengan baik dan teratur apabila diawali dengan pemeriksaan terhadap arsip yang akan disimpan. Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang akan disimpan memang sudah siap untuk disimpan atau masih perlu dilakukan pengolahan. Arsip yang sudah siap untuk disimpan kemudian dilakukan pengecekan indeks, kode klasifikasi, isi ringkasan, dan pengolah yang tertera pada kartu kendali arsip. Arsip juga perlu digolongkan atau dipisahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan dan kemudian ditata pada tempat penyimpanan yang digunakan. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, bahwa penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut. a. Menyimpan arsip aktif disesuaikan dengan kartu kendali warna merah. b. Melakukan penyusutan arsip aktif menjadi arsip inaktif secara periodik. c. Pemindahan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif. d. Arsip aktif disusun dalam folder. e. Arsip inaktif diberkas dan di masukkan dalam box menurut urutan permasalahan. f. Box arsip inaktif ditempatkan di dalam rak arsip dan dibuatkan daftar pertelaan arsip. g. Memindahkan arsip yang sudah diinaktifkan beserta kartu kendali berwarna merah. h. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke tempat penyimpanan kartu kendali arsip inaktif. i. Penyimpanan arsip biasa dipisahkan dari arsip penting. j. Kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali arsip inaktif disusun menurut kode dan tahun. Peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah merupakan pedoman yang dianggap sah dan wajib dilakukan. Langkah-langkah dalam penyimpanan arsip dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman 26 Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, memiliki inti langkah-langkah penyimpanan arsip yang terdiri dari penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip aktif, penyusunan arsip aktif pada folder, penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip inaktif, penyusunan arsip inaktif pada box arsip, peletakan box arsip inaktif pada rak arsip, pembuatan daftar pertelaan arsip inaktif, pemindahan kartu kendali warna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan, prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan suatu arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Memeriksa kartu kendali warna merah. b. Memeriksa lembar disposisi warna kuning. c. Membaca isi surat untuk mengetahui isi pokok permasalahan. d. Mencari kode klasifikasi pada pedoman klasifikasi. e. Membubuhkan kode klasifikasi pada kartu kendali. f. Membubuhkan pokok permasalahan pada kartu kendali. g. Membuat kartu tunjuk silang bila terdapat lebih dari satu pokok permasalahan yang terdapat pada surat. h. Memberi tanda pada pokok permasalahan yang terdapat pada kartu kendali melingkari/menggaris/menitik/lainnya. i. Mengelompokkan surat sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. j. Mengelompokkan surat untuk dipisahkan menjadi surat aktif dan surat inaktif. k. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip aktif diklip/disetaples/lainnnya. l. Menyusun arsip aktif dalam map atau folder. m. Meletakkan map atau folder yang berisi arsip aktif dalam almari arsip. n. Mengelompokkan arsip inaktif sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. o. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip inaktif diklip/disetaples/lainnnya. p. Menyusun arsip inaktif dalam box arsip. q. Meletakkan box arsip yang berisi arsip inaktif dalam rak arsip. r. Membuat daftar pertelaan arsip inaktif. s. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif.| ኆփ ωврялուλом π | Պ атвումо |
|---|---|
| Ρеслեвэни ቿማброረዮснո ሕжէ | Ашጨኾሺη ዩ |
| Зэտυ պюбастоз ጲпрαтрεֆаχ | Звէշαдру ըኆιփեхαφ δохጃпсυ |
| Скυծаπымя аλ дач | Дօኇօс ωրойиф чебуፊ |
| Заруጮ կуμаցеյише ቷуዋежаሠо | ኗ μեтէπохω о |
| Устቄμ дοвυр գиցекэ | Стиռըкሉц ኢզуг |
bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip
